Une lettre d’information émanant de la Direction Nationale de la Fonction Publique et du Personnel est adressée 5 à 6 mois avant la fin d’année aux Gouverneurs, aux Préfets, aux Directions Administratives et Financières des départements ministériels qui doivent le notifier aux agents concernés et recueillir éventuellement les contestations.

Un arrêté et une décision sont rédigés, puis signés par le Ministre du Travail et de la Fonction Publique respectivement pour les fonctionnaires et pour les conventionnaires.
Les deux documents sont ensuite envoyés aux Directions Nationale, Régionale des Caisses de Retraite, de l’INPS aux Gouverneurs et Préfets qui informent les intéressés.
Le partant à la retraite constitue un dossier qu’il dépose à la Caisse de Retraite ou à l’INPS à la Division chargée des Retraites et reçoit un récépissé avec un numéro d’enregistrement.
La Division chargée de la retraite vérifie l’authenticité des documents, élabore un bordereau d’analyse et un bordereau d’envoi et transmet le dossier à la Direction Générale précisément à la Division prestations en espèces (DPE).
La DPE calcule le montant de la pension. Une décision individuelle de concession de pension d’ancienneté ou proportionnelle mentionnant les éléments de la pension est rédigée puis signée par le Directeur Général de la Caisse de retraite accompagnée d’une lettre d’information ainsi que d’une fiche de contrôle physique que le partant à la retraite retire au lieu de dépôt de son dossier.
NB : Pour le cas de l’INPS la procédure est identique.