Dans beaucoup d’administrations, des documents importants sont laissés à l’abandon et se retrouvent dans la nature

Ce jour là, au siège d’un important service public. A l’intérieur de l’immeuble à un niveau, sous une véranda, un amas de paperasse balancée en vrac. Dans le fatras des documents empilés sur de vieilles chaises et dans des armoires sans battants, on peut piquer du bout des doigts des pièces comptables, des engagements, des bulletins de salaire et d’autres papiers qui auraient mérité un meilleur sort.
C’est la mémoire du service qui est laissée ainsi à l’abandon et elle est condamnée à être perdue. Malgré notre insistance, aucun responsable du service n’a souhaité se prononcer sur l’anomalie. A la décharge de nos interlocuteurs, il faut admettre que le cas de ce service public est loin d’être isolé. Dans nombre de nos administrations, les archives n’existent tout simplement pas. Ou alors s’il s’en trouve, elles sont conservées dans des conditions déplorables.
La gestion des archives produites par les services publics et parapublics représente une problématique cruciale mais qui n’est pas encore traitée à sa vraie importance. Les archives, par définition, sont des éléments physiques produits par une personne physique ou morale, servant à matérialiser un fait ou un évènement dans le temps et dans l’espace. Elles sont constituées par l’ensemble de documents anciens propres à une collectivité, une entreprise, une institution. Les archives publiques, elles, réunissent l’ensemble des documents produits, reçus ou traités par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public. Le décret n° 424 /PRM du 9 septembre 2002 stipule qu’un document archive est l’ensemble des documents, quel que soit leur date, leur forme ou leur support matériel, produit ou reçu par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans le cadre de leur activité.

EN L’AN DE GRÂCE 1913. Aujourd’hui, un effort réel pour la conservation des archives nécessite la restauration de celles-ci, leur classement ou leur numérisation. Mais rares sont les services qui font de ce travail une priorité. Cette situation est due à la faiblesse des budgets alloués, mais aussi à l’absence des divisions ou de départements de documentations et d’archives dans l’organigramme de certains services centraux de l’administration. A cela s’ajoute le manque de personnel qualifié et de salles adaptées pour la conservation.
La plupart de nos structures administratives fonctionnent sans projet de gestion de leur mémoire. Pourtant, l’Etat a créé la direction nationale des Archives du Mali qui a été érigée en service central par la loi no 02-51 du 28 mars 2002. Ce service est l’héritier de la longue histoire de la conservation des archives dans notre pays, histoire que l’on pourrait faire débuter en l’An de grâce 1913. Le gouverneur français de l’époque avait alors créé un dépôt des Archives des Etats de l’Afrique occidentale française (AOF) à Dakar.
La direction nationale des Archives a pour mission d’élaborer les éléments de la politique nationale en matière d’archives et d’assurer la coordination et le contrôle de sa mise en œuvre. D’autres types de missions lui ont été assignés tant au plan administratif, culturel, historique, politique et scientifique.
Le directeur national des Archives, Seydou Diabaté, explique que les archives sont un maillon important de notre patrimoine, maillon mal conservé parce que les textes ne prennent pas en compte le lien entre cette structure et les services publics. Beaucoup de ces derniers sont convaincus que la responsabilité de la conservation et la gestion de leurs archives incombent entièrement à la direction nationale. C’est exactement le point de vue que nous avons entendu formuler par le Dr Belco Touré, chef de la division Enseignement, formation et bourse à la direction nationale de l’Enseignement supérieur.
Seydou Diabaté admet volontiers les malentendus nés d’un vide juridique. Selon lui, aussi bien le texte de création que les textes d’application ne prennent pas en compte l’aspect important des interactions entre les administrations. En fait, tous les services doivent prendre en charge le coût de transport et les frais de classement de leur patrimoine lors du transfert de celui-ci dans les installations des Archives nationales. Lesquelles offrent, dans l’exemple donné, un cadre approprié à la sauvegarde de la mémoire scolaire et éducative de notre pays. Cadre dont ne dispose pas la direction de l’Enseignement supérieur.
La direction nationale des Archives abrite dans ses locaux deux types de fonds, les archives coloniales de 1800 à 1960 et un fonds ouvert pour les archives de 1960 à nos jours. Afin de remédier aux insuffisances constatées, le directeur national annonce un vaste chantier d’innovations lancé par son service pour proposer des solutions au problème de conservation des archives.

DE 1964 À NOS JOURS. « Nous sommes en train de faire la relecture des textes pour la création d’un service ministériel, régional et local », révèle notre interlocuteur. Chaque ministère sera doté d’un service des archives qui va désormais gérer les documents produits par le département. Ce service aura des démembrements dans les capitales régionales et dans les cercles. « Notre rôle est d’apporter un appui technique et d’assurer une formation des personnels », souligne Seydou Diabaté qui rappelle que les archives sont des documents créés, reçus et conservés à titre de preuve et d’information par une organisation ou une personne pour répondre à des obligations juridiques, ou au cours de transactions.
Pour les amateurs de définition, rappelons que les archives sont les documents conservés par ceux qui les ont produites, leurs successeurs ou une institution d’archives pour des raisons historiques, scientifiques ou même juridiques. De ce fait, insiste Seydou Diabaté, elles constituent un patrimoine culturel et une source d’information de premier plan. Le patrimoine archivistique offre un témoignage inappréciable sur le développement économique, politique, social et culturel de l’humanité.
Pour assurer la conservation de cette mémoire, il faut avoir une approche très large qui prend en compte tous les types d’archives et de supports. Certains services ont opté pour la solution de la numérisation des archives pour mieux les conserver. C’est le cas de l’Agence malienne de presse et de publicité (AMAP) et de l’Office de radiodiffusion télévision du Mali (ORTM).
L’AMAP est déjà très avancée sur la numérisation des archives du quotidien national L’Essor.  « Nous avons déjà scanné toutes les archives papier de L’Essor de 1964 à nos jours, révèle Amara Ouloguem, chargé de la numérisation des archives papiers. Nous disposons d’un scanner professionnel avec une capacité exceptionnelle, capable de scanner avec une résolution de plus de 600 DPI. » Le technicien explique que depuis 2013, l’AMAP a transité en fichier numérique et le journal est quotidiennement classé et conservé dans les répertoires d’archives. En ce qui concerne les archives photos, environ 15.000 négatifs (soit le tiers du total) ont été scannés et traités, confirme Alou Sissoko, chef de la section photo.
L’ORTM a, pour sa part, lancé un projet de numérisation des bandes sonores et des images analogiques. « Nous avons arrêté de travailler sur les cassettes », souligne Bakary Diarra, chef de la section Vidéothèque. Depuis 2013, l’ORTM travaille sur les fichiers numériques qui sont directement classés avec un numéro d’identification. « Pour la gestion des archives, nous avons sollicité l’INA de Paris qui nous a déjà envoyé deux experts pour une étude. Nous attendons un cahier de charge de la part de ces experts pour lancer un appel d’offre international pour la construction d’un véritable centre d’archives, répondant aux normes internationales en matière de la conservation et d’archivage », révèle notre interlocuteur. Reste pour les deux structures à trouver une solution satisfaisante aux difficultés de formation des agents dans la restauration et la conservation des archives. Et dans leur rentabilisation aussi grâce aux nouvelles technologies. Mais ceci est un autre challenge

A. SOW

source : L ‘ Essor