Dans notre précédente parution, nous évoquions, faisant référence au dernier rapport du Bureau du Vérificateur général et ses nouveaux rapports individuels, à la gestion de l’ambassade du Mali en Côte d’Ivoire. Ce n’était rien à côté des indélicatesses de notre représentant au Burkina Faso et sa gestion. Lisez !
Par pouvoirs n°0022/2018/BVG du 12 novembre 2018 et en vertu des dispositions de l’article 2 de la Loi n°2012-009 du 8 février 2012 abrogeant et remplaçant la Loi n°03-30 du 25 août 2003 l’instituant, le Vérificateur général a initié la présente vérification financière de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou au Burkina Faso au titre des exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er semestre).
Les Ambassades et Consulats représentent et protègent les intérêts du Mali et des Maliens à travers le monde. L’Ambassade du Mali à Ouagadougou couvre l’Etat du Burkina Faso et cinq (05) organisations sous-régionales. La communauté malienne au Burkina Faso est estimée à 100 000 personnes. Elle est en grande partie composée d’étudiants, de chauffeurs, d’ouvriers, d’hommes d’affaires et des fonctionnaires internationaux travaillant dans les Organisations sous-régionales ayant leur siège à Ouagadougou.
Par ailleurs, les Maliens réfugiés au Burkina Faso sont au nombre de 24 666 sur 56 361 en 2012 au départ. Durant la période sous revue, la Paierie générale du Trésor (PGT) a transféré 2 878 200 261 FCFA à l’Ambassade du Mali à Ouagadougou. Sur lequel plus de 1 500 000 000 FCFA de dépenses ont été effectuées pour la construction de la nouvelle chancellerie. Aussi, pour la même période, les recettes de chancellerie ont été évaluées à 189 131 238 FCFA. Par ailleurs, cette juridiction n’a pas fait l’objet de vérification par le Bureau du Vérificateur général. Au regard de ce qui précède, le Vérificateur Général a initié cette mission de vérification financière de la gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou.
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou, vérification financière (Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018)
La politique étrangère du Mali est basée sur la légalité internationale à laquelle le pays est profondément attaché depuis son indépendance en 1960. Après les élections présidentielles de 2013, le Mali a repris sa place dans le concert des nations démocratiques. Au regard de ce nouveau contexte et compte tenu des nombreux défis auxquels il fait face, le Mali en matière de politique extérieure est en train d’œuvrer pour une diplomatie dynamique.
Les axes prioritaires suivants ont été définis afin de permettre à la diplomatie malienne d’être la locomotive d’un Mali émergent : restaurer l’image du Mali sur la scène internationale ; promouvoir une diplomatie de développement ; coordonner l’action extérieure de l’Etat ; promouvoir l’Intégration économique de la sous-région, l’unité et le développement de l’Afrique ; défendre les droits de l’homme et la promotion de la paix dans le monde ; poursuivre la rationalisation des structures et des procédures et optimiser les moyens budgétaires ; valoriser la culture et le patrimoine du Mali à l’Etranger ; développer une politique de promotion des cadres maliens à l’étranger.
Pour réaliser ses ambitions, le Mali dispose de trente-six (36) missions diplomatiques, huit (8) Consulats et de deux (2) Bureaux de coopération ou mission commerciale. L’atteinte de ces objectifs passe par la mise en œuvre, dans les pays d’accréditation, de la politique extérieure du Mali et une bonne exécution du budget des Ambassades.
En vue de réaliser sa mission, l’Ambassade dispose de ressources humaines composées du personnel diplomatique et du personnel local. Le personnel diplomatique est régi par le droit applicable en République du Mali, alors que le personnel local, recruté dans le pays d’accréditation, est soumis à la législation du pays d’élection.
L’effectif de la Représentation diplomatique et consulaire du Mali à Ouagadougou est de 20 agents dont 16 locaux. Les postes prévus sont : l’Ambassadeur ; le Ministre Conseiller ; les trois Conseillers d’Ambassade ; l’Attaché de Défense ; le Conseiller consulaire ; le Secrétaire Agent Comptable.
L’Ambassade reçoit des fonds de la Direction des Finances et du Matériel (DFM) du Ministère chargé des Affaires étrangères. Ces fonds leur sont envoyés par la Paierie générale du Trésor (PGT) de la Direction nationale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DNTCP). L’Ambassade perçoit aussi des recettes de chancellerie.
Objet de la vérification
Il porte sur les opérations de recettes et de dépenses effectuées par l’Ambassade du Mali à Ouagadougou au Burkina Faso dans le cadre de l’exécution du budget. La vérification a pour objectif de s’assurer de la régularité et de la sincérité desdites opérations. Les travaux de vérification ont porté sur : l’évaluation du contrôle interne ; les opérations d’encaissement des recettes de chancellerie ; les règlements des dépenses ; la gestion de la trésorerie et des valeurs inactives ; la gestion du patrimoine ; la comptabilisation de ces opérations ; les dépenses du personnel.
Constatations et recommandations
Irrégularités administratives
Les irrégularités administratives relèvent de dysfonctionnements du contrôle interne et se présentent comme suit. Le MAECI et l’Ambassade ne respectent pas des dispositions du cadre organique. L’article 1er du Décret n°2018-0518/P-RM du 20 juin 2018 fixant les cadres organiques des Missions diplomatiques du Mali (zone Afrique) fixe l’effectif à 28 agents. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, l’équipe de vérification a rapproché la liste nominative du personnel de l’Ambassade, au cadre organique. Elle a constaté que les postes d’Ambassadeur Représentant Permanent Adjoint, de troisième Conseiller et d’Attaché de défense ne sont pas encore pourvus. La mission a également relevé l’existence de quatre (04) chauffeurs contre trois (03) régulièrement prévus. Le non-respect du cadre organique est de nature à empêcher l’atteinte des objectifs par la structure.
Le Secrétaire Agent Comptable n’a pas prêté serment
L’article 8 de l’Instruction n°001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : «le Secrétaire Agent Comptable est personnellement et pécuniairement responsable des opérations qu’il effectue. En conséquence, il est assujetti à la constitution d’un cautionnement. Avant d’entrer en fonction il prête serment».
En vue de s’assurer du respect de cette disposition, la mission s’est entretenue avec le Secrétaire Agent Comptable et lui a demandé le reçu de paiement de la caution et l’attestation de prestation de serment. Elle a constaté que l’actuel Secrétaire Agent Comptable, nommé par Décret n°2016-0830/P-RM du 1er novembre 2016, a été installé dans ses fonctions sans avoir prêté serment conformément aux textes en vigueur.
De sa prise de fonction jusqu’à la prestation de serment, le Secrétaire Agent Comptable est un comptable de fait.
Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas tous les documents et registres comptables
L’article 12 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali précise les documents et registres que le Secrétaire Agent Comptable doit ouvrir et tenir : «[…] Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) – Vérification financière – Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre) 5 de caisse, le Registre des rejets comptables, le Registre des droits des créanciers, le livre journal des commandes ; le livre journal des matériels et matières et le compte de gestion des matériels et matières […] ».
L’article 13 de la même Instruction stipule : «En fin d’année, les quittances non utilisées font l’objet d’annulation et restent jointes aux souches afférentes. Le comptable doit conserver les souches des journaux à souche utilisés et être en mesure de les présenter à toute requête».
L’article 14 de l’Instruction précitée indique : «le livre journal de caisse sert à l’enregistrement chronologique des opérations de recettes et de dépenses coté et paraphé par le Payeur général du Trésor, il est constitué de folios servis par duplication».
Pour s’assurer du respect de ces dispositions, la mission s’est entretenue avec le Secrétaire Agent Comptable et a examiné tous les documents et registres comptables mis à sa disposition. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas les documents et registres comptables suivants : le Calepin de caisse ; le Registre des rejets comptables ; le Registre des droits des créanciers ; le Livre journal des commandes ; le livre journal des matériels et matières ; le compte de gestion des matériels et matières.
Elle a également constaté dans le livre journal de caisse que les opérations ne sont pas enregistrées selon l’ordre chronologique. En effet, le Secrétaire Agent Comptable enregistre les opérations regroupées par nature à la fin de chaque mois. En outre, elle a constaté des journaux à souche terminés mais non arrêtés et des journaux à souche non utilisés qui ne sont ni détruits ni renvoyés à la Paierie générale du Trésor.
La non-tenue des documents et registres comptables ne permet pas de connaître toutes les informations financières et comptables de l’Ambassade. En outre, les journaux à souche non utilisés, qui ne sont pas détruits ou renvoyés à la PGT, peuvent être source de malversations financières.
Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas correctement la comptabilité des timbres fiscaux
L’article 61 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule que «le Secrétaire Agent Comptable tiendra la comptabilité des timbres fiscaux».
Afin de s’assurer de la bonne tenue de la comptabilité des timbres fiscaux, la mission a rapproché les écritures du registre des timbres. À l’issue de la reconstitution du stock théorique et du comptage physique, la mission a constaté que la comptabilité des timbres fiscaux est mal tenue. En effet, le rapprochement du stock physique à la situation comptable se présente comme suit : un procès-verbal d’inventaire, contresigné par le Secrétaire Agent Comptable, a été établi par la mission pour attester la mauvaise tenue de la comptabilité des timbres fiscaux. Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des imputations budgétaires irrégulières.
À l’issue de la reconstitution du stock théorique et du comptage physique, la mission a constaté que la comptabilité des timbres fiscaux est mal tenue. En effet, le rapprochement du stock physique à la situation comptable se présente comme suit : quotités de timbres, nombre Observations 5 000 FCFA, 05 manquant 1 000 FCFA, 28 excédent 500 FCFA 29 excédent 250 FCFA 28 excédent 200 FCFA 64 manquant.
Le procès-verbal d’inventaire établi par la mission et contresigné par le Secrétaire Agent Comptable qui se trouve à l’annexe n°4 atteste la mauvaise tenue de la comptabilité des timbres fiscaux.
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des imputations budgétaires irrégulières
L’article 39 de l’Instruction ci-dessus citée stipule que «les dépenses relatives à l’exécution du budget doivent être effectuées dans la limite stricte des fonds reçus de la Paierie Générale, et le respect des notifications de crédits. Chaque justification de dépenses (états de salaire, factures, etc.) doit préciser l’imputation budgétaire, et les références du mandat émis par la Direction Administrative et Financière du Ministère chargé des Affaires Etrangères ou celle du Ministère chargé de l’Education Nationale correspondant à l’envoi de fonds ».
Afin de s’assurer de l’imputation correcte des opérations de dépenses, l’équipe de vérification a examiné les bordereaux récapitulatifs mensuels des dépenses et les pièces justificatives y afférentes (états de salaires, contrats, factures…) et rapproché lesdits bordereaux aux Décisions de mandatement et mandats de la période sous revue. La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a créé deux rubriques budgétaires «Bâtiments et sécurité» et «Autres dépenses diverses». Aussi, elle a constaté qu’il a irrégulièrement imputé sur la rubrique «Bâtiments et sécurité» des opérations relatives aux dépenses d’entretien et réparation véhicule, et l’électricité. La situation se trouve à l’annexe n°5.
L’article 10 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et Comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule que «dans le cadre de l’exécution du budget, le Secrétaire Agent Comptable doit se référer à l’ampliation du budget détaillé qu’il a reçu (notification de crédit)». Afin de s’assurer de l’imputation correcte des opérations de dépenses, la mission a examiné les bordereaux récapitulatifs mensuels des dépenses et les pièces justificatives y afférentes (états de salaires, contrats, factures…) et a demandé de fournir les décisions de notification de la période sous revue. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable ne reçoit pas de notifications de son budget de la part de la Direction des Finances et du Matériel du Ministère en charge des Affaires Etrangères. L’absence de notification du budget est de nature à favoriser la mauvaise imputation budgétaire qui enfreint le principe de la spécialité du budget, selon lequel, les crédits ouverts sont tous rattachés à une destination spécifique, qui ne doit pas être dénaturée dans l’exécution du budget.
L’Ambassade du Mali n’applique pas la règlementation de la Comptabilité-matières
L’article 2 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant règlementation de la comptabilité des matières dispose : «La comptabilité des matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien, meuble et immeuble, propriété ou possession de l’État des collectivités et des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique».
L’article 3 du même Décret indique : «La Comptabilité des matières doit permettre à tout moment : la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ; le contrôle des existants et de leur utilisation». Les articles 10 et 11 du Décret susmentionné indiquent respectivement que l’Ordonnateur-matières est responsable des mouvements de matériels qu’il ordonne et le Comptable-matières est chargé de la tenue comptable des matériels de son ressort.
Dans le but de s’assurer d’une bonne gestion des matières de l’Ambassade du Mali, la mission a réalisé des entretiens et a examiné les documents tenus dans le cadre de la gestion, du suivi et de la sécurisation des biens acquis. Elle a constaté que le secrétaire Agent comptable n’applique aucune disposition du décret susmentionné. En effet, le chef de la Représentation diplomatique et consulaire, Ordonnateur-matières, ne formalise pas les ordres d’entrée, de mutation ou de sortie des matières ;
le Secrétaire Agent Comptable, Comptable-matières, ne tient aucun des documents ci-dessous : les documents de base où sont enregistrés l’existant et les mouvements de matériels (matricule des propriétés immobilières, livre-journal, compte de gestion etc.) ; les documents de mouvement qui ordonnent et justifient les mouvements (procès-verbal de réception, ordre de sortie de matériel, bordereau de mutation, procès-verbal de réforme, etc.) ; les documents de gestion qui reflètent le résultat d’une gestion à une période donnée (états récapitulatifs trimestriels, état d’inventaire annuel, etc.). La non-tenue de la comptabilité-matières ne permet pas une gestion fiable du patrimoine de l’Ambassade.
L’article 48 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et les procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : «…Le plafond de disponibilités détenues dans la caisse courante est de Francs CFA 250 000. Au-delà, le comptable doit procéder à un reversement à son compte banque ou CCP». Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a procédé à un arrêté de caisse. Elle a constaté à l’issue du comptage des numéraires, que le plafond de détention autorisé est dépassé. La mission a trouvé en espèces un montant de 800 625 FCFA supérieur au plafond de 250 000 FCFA autorisé. Le non-respect du plafond de détention en espèces peut aboutir à des malversations financières.
Le Secrétaire Agent Comptable n’établit pas d’état de rapprochement bancaire
L’Article 49 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les ambassades et consulats du Mali stipule : «Le Secrétaire Agent Comptable effectue périodiquement et au moins en fin de mois, ou lors d’une passation de service, le rapprochement entre les écritures de ses registres banque ou CCP et les relevés reçus de ces établissements».
Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a demandé au Secrétaire Agent Comptable de lui fournir les états de rapprochement bancaire périodique. Elle a constaté qu’il n’établit pas d’état de rapprochement bancaire. En effet, il n’effectue pas périodiquement de rapprochement entre les écritures des «registres banque ou CCP» et les relevés reçus des établissements bancaires.
L’Ambassade du Mali ne procède pas à la mise en concurrence des fournisseurs
Afin de s’assurer du respect, par l’Ambassade, des dispositions du Code des marchés publics, la mission a vérifié la preuve de la demande de cotation. Elle a constaté que pour toutes les opérations d’acquisition de biens et services, le titulaire a été désigné sans mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs.
Par ailleurs, la mission a constaté que l’Ambassade n’a pas mis en œuvre les recommandations suivantes : le respect strict des dispositions du code des marchés publics ; la justification des différentes augmentations qu’a connues le coût du projet ; la justification de la passation des différents avenants ; les dispositions à prendre auprès des entreprises pour faire assurer les garanties nécessaires pour les avances de démarrage et les cautions de bonne fin d’exécution des travaux ; le respect de la spécialité budgétaire quant à l’utilisation des crédits destinés au projet de construction de la nouvelle chancellerie.
Cependant, la seule recommandation mise en œuvre est relative à la régularisation des montants prélevés sur les ressources destinées au projet de construction pour un montant de 34 644 750 FCFA. En effet, suite à la demande de l’Ambassadeur par Lettre n°197/2017/AMO/BF du 21 avril 2017, la Décision de mandatement n°667/MAECI-SG-DFM du 18 novembre 2018 a permis de régulariser ce montant prélevé sur le compte dédié à la construction en règlement de diverses activités du Ministère des Affaires Etrangères relatives aux dépense électorales. Le montant total des irrégularités financières constatées s’élève à 1 836 065 838 FCFA et elles se présentent comme suit.
L’Ambassadeur du Mali n’a pas justifié l’utilisation du carburant acheté
Afin de s’assurer du respect des dispositions légales, l’équipe de vérification a demandé les documents d’acquisition, d’utilisation et de répartition du carburant. La mission a constaté un montant total de 23 452 160 FCFA d’achats de carburant dont l’utilisation n’est pas justifiée. En effet, le Secrétaire Agent Comptable n’a fourni aucun document de répartition ou d’utilisation du carburant acheté.
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement dépensé les recettes de Chancellerie
Afin de s’assurer du respect des dispositions, la mission a calculé le montant des recettes de la période sous revue pour déduire les montants des envois de fonds à la PGT et des autorisations de dépenses. À l’issue de ces travaux, la mission a constaté que, durant la période sous revue, le Secrétaire Agent Comptable a dépensé les recettes de Chancellerie sans l’autorisation préalable du Payeur Général du Trésor pour un montant total de 189 131 238FCFA sur lequel 64 806 500FCFA ont été compensés et il reste un montant de 124 324 738 FCFA non compensé.
(…)
Situation récapitulative des paiements irréguliers
La mission a constaté ce qui suit : au titre des paiements irréguliers de 1 264 050 299 FCFA au profit de l’entrepreneur EGCOB/TD : les paiements sont effectués, sans décomptes établis par l’entrepreneur ni d’acomptes par le maitre d’œuvre, mais sur la base de factures qui ne sont pas liquidées par l’Ambassadeur. Elle a aussi constaté les remboursements par l’Ambassade des emprunts contractés par EGCOB auprès de la Banque de l’Union du Burkina Faso (BDU-BF) pour un montant total de 412 256 519 FCFA au lieu d’un montant de 243 019 691 FCFA indiqué dans la lettre de EGCOB du 06 juillet 2017 et confirmé par la lettre de BDU-BF n°080/BDU/DG/DE/DA du 10 juillet 2017.
En effet, l’Ambassade a remboursé aussi un montant de 169 236 828 FCFA contracté par EGCOB/TD auprès de BDU-BF suivant la lettre n°105/2018/ DG/CG/BDU-SA/BF du 20 avril 2018. Tous ces remboursements d’emprunts contractés par EGCOB/TD ne sont pas des contreparties de décomptes ou d’acomptes, mais ils sont faits sur la base de simples factures libellées «Avance sur travaux» ; les paiements d’un montant total de 259 128 384 FCFA par chèques libellés au nom de personnes physiques au lieu de personnes morales.
En effet, la mission a relevé les paiements par chèques à l’ordre du Directeur Général de EGCOB/TD en violation de l’article 6 du contrat de marché n°AMO/CNCM/2014/001 du 20 novembre 2014. La mission a également constaté que le chèque n°7136938 de 5 250 000 FCFA est établi à l’ordre du Secrétaire Agent Comptable de l’Ambassade pour règlement de la facture sans numéro EGCOB/TD du 29 août 2018.
Les paiements par l’Ambassade de factures adressées à EGCOB/ TD pour un montant total de 28 010 958 FCFA. En effet, la mission a constaté, dans le Bordereau mensuel de versement d’avril 2018 au titre des dépenses effectuées du mois, deux factures CFAO MOTORS BURKINA dont l’une n°FVN99772 du 28 février 2018 de 11 415 000 FCFA et l’autre n°0368 du 26 avril 2018 de 16 595 958 FCFA.
Au titre des paiements irréguliers effectués au profit des E.O.MO.F pour un montant total de 105 151 000 FCFA : sur ces paiements, la mission a constaté que : 102 036 000 FCFA ont été payés aux E.O.MO.F, sans contrat, sur présentation de factures non liquidées par l’Ordonnateur et ne comportant pas de prix unitaire et de quantité ou de nombre. La mission a également constaté l’absence de documents de la comptabilité-matières pour attester la réalité des acquisitions.
La mission a analysé les paiements, faits par chèques, à travers les relevés bancaires, les registres de banques, et les pièces justificatives effectués par le Secrétaire Agent Comptable. Elle s’est également entretenue avec lui. À l’issue de ces travaux, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a émis des chèques qui ont été payés en faveur de certains membres du personnel de l’Ambassade sans les pièces justificatives. En effet, le Secrétaire Agent Comptable n’a pas fourni les pièces justificatives y afférentes. Leur montant total s’élève à 225 344 521 FCFA.
Le Secrétaire Agent Comptable a payé les frais scolaires sans toutes les pièces justificatives requises
Pour s’assurer que les frais scolaires payés sont justifiés, la mission a examiné les pièces justificatives des paiements effectués. Elle a constaté les paiements de frais scolaires pour les années scolaires 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018, d’un montant total de 64 530 000 FCFA sur la base de simples factures délivrées par les établissements. En effet, elle a relevé l’absence de certificats de fréquentation, d’actes de naissance, de certificats d’adoption, de relevés de frais d’études pour une année scolaire délivrés par les établissements scolaires. Elle a également constaté que les dossiers du personnel ne sont pas disponibles et ne sont pas mis à jour.
A suivre
Source: Nouvelle Libération
